Whistleblower system
Zgłaszanie podejrzanych przypadków
Zgodność z przepisami prawa, zasadami i regulacjami wewnętrznymi jest dla nas najwyższym priorytetem. Możemy chronić naszą firmę, naszych pracowników i partnerów biznesowych tylko wtedy, gdy działamy zgodnie z prawem i uczciwie.
Jednak tam, gdzie pracują ludzie, można również popełniać błędy. Wprowadziliśmy system informowania o nieprawidłowościach, aby spełnić wymagania nałożone przez różne przepisy prawa i móc sprawiedliwie i odpowiednio reagować na zgłoszenia dotyczące naruszeń lub niewłaściwego postępowania. Podejrzane przypadki mogą być zgłaszane do systemu whistleblower w sposób poufny i, jeśli pozwalają na to krajowe wymogi prawne, anonimowo. Dotyczy to na przykład naruszeń naszego Kodeksu postępowania, prawa antymonopolowego, przepisów dotyczących ochrony środowiska, naruszeń praw człowieka i podejrzeń o korupcję, kradzież, dyskryminację lub nękanie, obowiązujących przepisów prawa lub innych regulacji. Oprócz pracowników, partnerzy biznesowi, klienci i inne strony trzecie mogą również zgłaszać konkretne informacje dotyczące naruszeń zasad. Zgłoszenie można przesłać w dowolnym języku. W razie potrzeby zapewnione zostanie tłumaczenie.
W szczególności w przypadku zgłoszeń anonimowych należy zadbać o to, aby zgłoszenie było sformułowane w sposób jak najbardziej szczegółowy, a w razie potrzeby załączyć dokumenty potwierdzające podejrzenia. Pomocne jest również pozostawanie do dyspozycji centrum zgłoszeniowego w przypadku dalszych pytań. W przeciwnym razie fakty dotyczące sprawy nie będą mogły zostać omówione, a zgłoszenie nie będzie mogło zostać rozpatrzone.
Kontakt
Aby zagwarantować jak największą ochronę sygnalistom i osobom poszkodowanym, utworzyliśmy niezależne centrum zaufania, grupę firm atarax. Zaufanie to ich sprawa, tutaj jesteś w dobrych rękach.
Aby zapewnić pełną poufność, dostępne są następujące kanały komunikacji:
- Infolinia dla osób zgłaszających nieprawidłowości pod numerem: 0049 / 160 / 96210839 (od poniedziałku do piątku w godzinach 08:30 - 17:00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy)
- pocztą elektroniczną na adres:compliance@atarax.de
- za pośrednictwem portalu dla sygnalistów z formularzem kontaktowym: https://www.atarax.de/de/startseite/leistungen/hinweisgeberportal Link przekieruje do portalu dla sygnalistów Grupy atarax. Oczywiście takie przekierowanie nie będzie śledzone.
- Pisemne zgłoszenie pocztą na adres: atarax corporate group, Luitpold-Maier-Str. 7, D-91074 Herzogenaurach
- Cyfrowy system zgłaszania nieprawidłowości na stronie https://food-family.whistleblower-system.de
- Na wniosek osoby zgłaszającej nieprawidłowości możliwe jest również dokonanie zgłoszenia za pośrednictwem tych kanałów w rozsądnym terminie w ramach poufnego spotkania osobistego.
Informacje na temat przetwarzania danych użytkownika można znaleźć w naszej informacji o ochronie danych na dole strony.
Procedura
Po otrzymaniu zgłoszenia osoba dokonująca zgłoszenia otrzyma w odpowiednim czasie potwierdzenie jego otrzymania od Centrum Zgłoszeniowego. Dotyczy to również anonimowych zgłoszeń przesyłanych pocztą, pod warunkiem, że wykorzystywany jest kanał zgłoszeniowy przeznaczony do przesyłania anonimowych zgłoszeń, np. za pośrednictwem strony trzeciej (prawnika lub osoby upoważnionej) lub pozostawiono inną opcję anonimowego kontaktu.
Zgłoszenie lub skarga są następnie dokładnie sprawdzane pod kątem wiarygodności. Jeśli istnieją konkretne przesłanki wskazujące na naruszenie zasad, w razie potrzeby wszczynane jest specjalne dochodzenie wewnętrzne.
Wówczas wszczynane jest dochodzenie, a w razie potrzeby wprowadzane są dalsze odpowiednie środki następcze (np. usprawnienie procesów wewnętrznych).
Where possible, contact is maintained with the whistleblowers in accordance with the relevant legal requirements and, if necessary, the facts of the case are discussed. In addition, the whistleblowers are informed of the progress of the proceedings in a timely manner.
Informacje są przetwarzane w ramach uczciwego i poufnego procesu oraz zgodnie z przepisami o ochronie danych. Przestrzegana jest również zasada proporcjonalności. Informacje i skargi są również dokumentowane. W miarę możliwości utrzymywany jest kontakt z sygnalistami zgodnie z odpowiednimi wymogami prawnymi, a w razie potrzeby omawiane są fakty dotyczące sprawy. Ponadto sygnaliści są informowani o postępach procedury w odpowiednim czasie. Przekazane informacje będą przekazywane tylko tym osobom, które muszą być zaangażowane w przetwarzanie zgłoszenia, jeśli jest to absolutnie konieczne do ustalenia faktów sprawy.
Wszystkie otrzymane informacje są dokumentowane i przechowywane zgodnie z przepisami ustawowymi.
Obowiązki w zakresie przejrzystości i informowania sygnalistów i innych osób zaangażowanych w sprawę w ramach systemu zgłaszania nieprawidłowości
zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO)
Niniejszy dokument informuje o przetwarzaniu danych osobowych przez grupę spółek Erbacher - The Food Family i jej spółki zależne2 oraz o prawach przysługujących użytkownikowi na mocy przepisów o ochronie danych.
Podmiot odpowiedzialny/ochrona danych
Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych jest spółka uczestnicząca, której dotyczy zgłoszenie.
Josera GmbH & Co. KG,
Josera Petfood GmbH & Co. KG,
food family Agency GmbH & Co. KG,
foodforplanet GmbH & Co. KG,
Josera Erbacher Service GmbH & Co. KG,
Erbacher Food Intelligence GmbH & Co. KG,
FarmChamps GmbH & Co. KG
Adres: Industriegebiet Süd, 63924 Kleinheubach
Josera Polska Sp. zo.o.,
Josera petfood Sp. zo.o
Adres: Paproć 95, 64-300 Paproć, Polen
Informacje kontaktowe:https://food.family/kontakt/
Informacje kontaktowe Prywatność:
datenschutz@josera-erbacher.de and datenschutz@foodforplanet.de
Kategorie/pochodzenie danych
Jeśli użytkownik dokona zgłoszenia za pośrednictwem naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości, podane przez niego dane osobowe będą przetwarzane w celu przetworzenia zgłoszenia i, w razie potrzeby, podjęcia dalszych działań. Zasadniczo użytkownik ma możliwość dokonywania anonimowych zgłoszeń. To, które dane osobowe będą przetwarzane, zależy od treści zgłoszenia.
Jeśli użytkownik jest osobą oskarżoną lub inną osobą zaangażowaną w sprawę, możemy przetwarzać jego dane osobowe w celu sprawdzenia zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości i zbadania podejrzewanych naruszeń przepisów i zgodności z prawem. To, które dane są przetwarzane w tym kontekście, zależy od konkretnego zgłoszenia w każdym indywidualnym przypadku, a także od tego, jakie informacje na Twój temat przekazał na przykład sygnalista. Przetwarzane mogą być na przykład następujące dane:
- Dane kontaktowe (np. adres prywatny, numer telefonu komórkowego, numer telefonu stacjonarnego, adres e-mail)
- Dane podstawowe (nazwisko, imię, przyrostek imienia, data urodzenia)
- Zdjęcia/nagrania wideo
- Dane rejestracji czasu
- Specjalne rodzaje danych osobowych:
Dane dotyczące zdrowia
Cele i podstawa prawna przetwarzania danych
Podczas przetwarzania danych osobowych zawsze przestrzegane są przepisy RODO (w Niemczech dodatkowo BDSG i wszystkie inne przepisy prawne, takie jak BetrVG, ArbZG itp. Jeśli jesteś osobą zgłaszającą, Twoje dane będą przetwarzane na podstawie Twoich dobrowolnych informacji i w ramach przepisów ustawowych, art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. a, lit. c RODO (w Niemczech dodatkowo w połączeniu z § 10 HinSchG, 8 LkSG) oraz, w przypadku gdy jesteś przez nas zatrudniony, zgodnie z art. 88 RODO (w Niemczech dodatkowo w połączeniu z § 26 ust. 2 BDSG). Jeśli udostępniamy system zgłaszania nieprawidłowości, nie będąc do tego prawnie zobowiązanym, dane użytkownika będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f RODO.
W przeciwnym razie przetwarzamy dane osobowe użytkownika jako osoby, której dane dotyczą, jeśli jest to konieczne do zabezpieczenia uzasadnionych interesów firmy lub strony trzeciej zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f, lit. c RODO (w Niemczech dodatkowo w połączeniu z § 10 HinSchG, § 8 LkSG lub § 130 OWiG). Mamy uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych w celu zapobiegania i wykrywania naruszeń i nadużyć zgłaszanych za pośrednictwem portalu dla sygnalistów naszej grupy spółek. Dane osobowe użytkownika będą również przetwarzane, jeśli będzie to konieczne do wypełnienia zobowiązań prawnych.
Okres przechowywania danych
Dane użytkownika zostaną usunięte, gdy tylko przestaną być potrzebne do wyżej wymienionych celów i nie będzie już obowiązku ich przechowywania.
Odbiorcy danych/kategorie odbiorców
W naszej firmie zapewniamy, że dane użytkownika otrzymują tylko te osoby, które potrzebują ich do przetworzenia zgłoszenia przesłanego za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Wewnętrzne centrum zgłoszeniowe jest obsługiwane przez atarax. Więcej informacji na temat przetwarzania danych można znaleźć na stronie https://www.atarax.de/de/datenschutz.
Ponadto w niektórych przypadkach dostawcy usług (np. dostawcy usług IT) wspierają nas w realizacji naszych zadań. Ze wszystkimi usługodawcami zawarto niezbędne umowy o ochronie danych. W zależności od zakresu odpowiedzialności raportu oraz w celu skutecznego rozpoczęcia działań następczych, dane osobowe mogą być przekazywane do naszych odpowiednich działów specjalistycznych.
Ponadto, w przypadkach określonych przez prawo, jesteśmy zobowiązani do przekazywania określonych informacji organom takim jak organy śledcze.
Przekazywanie danych do krajów trzecich/zamierzone przekazywanie danych do krajów trzecich
Dane będą przekazywane do krajów trzecich (spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego) tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne do przetworzenia raportu, jest wymagane przez prawo lub jeśli użytkownik wyraził na to zgodę.
Nie przekazujemy (obecnie) danych osobowych użytkownika żadnym usługodawcom ani spółkom grupy spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Prawa osób, których dane dotyczą
Prawa przysługujące użytkownikowi jako osobie, której dane dotyczą, są określone w art. 15-22 RODO. Obejmują one:
- Prawo dostępu (art. 15 RODO)
- Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)
- Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
- Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
Jeśli użytkownik dobrowolnie podał dane jako osoba zgłaszająca, może w dowolnym momencie cofnąć zgodę na przetwarzanie danych z myślą o przyszłości.
Aby wycofać zgodę i skorzystać z innych praw, prosimy o kontakt pod adresem compliance@atarax.de. To samo dotyczy wszelkich pytań dotyczących przetwarzania danych w naszej firmie. Użytkownik może również złożyć skargę na przetwarzanie danych do organu nadzorczego ds. ochrony danych.
Jeśli przetwarzamy dane użytkownika w celu ochrony uzasadnionych interesów, użytkownik może w dowolnym momencie sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu z przyczyn wynikających z jego szczególnej sytuacji.
Wówczas nie będziemy już przetwarzać danych osobowych użytkownika, chyba że będziemy w stanie wykazać istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności użytkownika, lub przetwarzanie będzie służyć ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń prawnych. Zautomatyzowane decyzje w indywidualnych przypadkach
Nie stosujemy żadnych czysto zautomatyzowanych procedur przetwarzania w celu podjęcia decyzji.