Hinweisgebersystem

Meldung von Verdachtsfällen

Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Vorgaben hat bei uns höchste Priorität. Nur wenn wir uns gesetzeskonform und integer verhalten, schützen wir unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner. 

Aber wo Menschen arbeiten, können auch Fehler gemacht werden. Um hier den Anforderungen, welche uns diverse Gesetze geben, gerecht zu werden und Hinweisen auf Verstöße bzw. Fehlverhalten fair und angemessen nachgehen zu können, haben wir ein Hinweisgebersystem eingeführt. An das Hinweisgebersystem können Verdachtsfälle vertraulich und sofern es die nationalen rechtlichen Vorgaben zulassen, nach Wunsch auch anonym gemeldet werden. Darunter fallen beispielsweise Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex, das Kartellrecht, umweltrechtliche Vorgaben, Verletzung von Menschenrechten sowie Verdacht auf Korruption, Diebstahl, Diskriminierung oder Mobbing, geltende Gesetze oder sonstige Vorgaben. Neben Beschäftigten können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte Hinweise bei konkreten Informationen auf Regelverstöße abgeben. Eine Meldung kann dabei in allen Sprachen eingereicht werden. Bei Bedarf wird eine Übersetzung veranlasst. 

Bitte bedenken Sie gerade bei anonymen Meldungen, dass der Hinweis so konkret wie möglich formuliert ist und gegebenenfalls auch Unterlagen beigefügt werden, die Ihren Verdacht stützen. Zudem ist es hilfreich, wenn Sie der Meldestelle für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Andernfalls kann der Sachverhalt nicht erörtert werden und auch keine Mitteilung über den Gang des Verfahrens erfolgen.

Kontakt

Um den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene zu garantieren, haben wir eine unabhängige Vertrauensstelle eingerichtet, die atarax Unternehmensgruppe. Vertrauen ist deren Geschäft, hier sind Sie in guten Händen. 

Zur vollständigen Wahrung der Vertraulichkeit, stehen folgende Kommunikationswege zur Verfügung:

- Whistleblower-Telefonhotline unter: 0049 / 160 / 96210839 (Montag – Freitag von 08.30 – 17.00 Uhr, außer an Feiertagen)

- per E-Mail an: compliance@atarax.de 

- über ein Hinweisgeber-Portal mit Kontaktformular: https://www.atarax.de/de/startseite/leistungen/hinweisgeberportal Mit dem Link werden Sie an das Hinweisgeber-Portal der atarax Unternehmensgruppe weitergeleitet. Selbstverständlich wird bereits diese Weiterleitung nicht zurückverfolgt.

- schriftliche Meldung auf dem Postweg an: atarax Unternehmensgruppe, Luitpold-Maier-Str. 7, D-91074 Herzogenaurach

- digitales Hinweisgebersystem unter https://food-family.whistleblower-system.de 

- Auf Anfrage des Hinweisgebers ist es über diese Kanäle auch möglich, innerhalb eines angemessenen Zeitraums im Rahmen eines vertraulichen persönlichen Treffens eine Meldung zu erstatten.

- Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserem Datenschutzhinweis weiter unten auf der Seite.

Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren gemäß
§ 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

I. Zweck und Anwendungsbereich
Das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG), welches am 01.01.2023 in Kraft getreten ist, soll Menschenrechte und Umwelt in der globalen Wirtschaft besser schützen.
Um diesen Zielen gerecht zu werden, haben wir ein wirksames Beschwerdeverfahren nach dem § 8 LkSG eingerichtet. So sollen Verstöße gegen das LkSG möglichst vermieden beziehungsweise frühzeitig erkannt werden, um mögliche negative Folgen für Betroffene zu vermeiden.
Über das Beschwerdeverfahren können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritteinsbesondere Hinweise auf Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten und die damit einhergehenden Risiken geben, auf Wunsch auch anonym.
Zu den menschenrechtlichen Pflichten zählen hier unter anderem das Verbot von Kinderarbeit, der Schutz vor Sklaverei und auch das Verbot der Missachtung des Arbeitsschutzes. Zu den umweltbezogenen Aspekten gehören zum einen Stoffe, welche eine Gefährdung von Menschen und Umwelt darstellen und zum anderen Handlungen oder Umstände, die unter Umständen zu Verletzungen von Menschenrechten führen können.
Im Folgenden haben wir durch eine Verfahrensordnung die Meldekanäle, die Zuständigkeiten sowie den genauen Ablauf einer Meldung beschrieben.

II. Meldekanäle
Um den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene zu garantieren, haben wir eine unabhängige Vertrauensstelle eingerichtet, die atarax Unternehmensgruppe. Zur vollständigen Wahrung der Vertraulichkeit, stehen folgende Kommunikationswege zur Verfügung:

III. Verfahren
Im Folgenden möchten wir den genauen Ablauf einer Meldung darlegen.
a) Eingang des Hinweises
Nach Eingang der Meldung erhält die hinweisgebende Person fristgerecht eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle. Dies gilt auch für den Fall einer anonymen Meldung über den Postweg, sofern ein zur Abgabe von anonymen Meldungen vorgesehener Meldekanal, wie z. B. über einen Dritten (Anwalt bzw. beauftragte Person) genutzt wird oder eine anderweitige anonyme Kontaktmöglichkeit hinterlassen wird.

b) Prüfung, Sachverhaltsaufklärung und Abhilfemaßnahmen
Im Anschluss daran wird die Meldung sorgfältig auf ihre Plausibilität geprüft. Sollten weitere Informationen notwendig sein, wird die Meldestelle, sofern möglich, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten, um weitere Informationen zu erlangen. Bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Verstoß werden gegebenenfalls eine interne
Untersuchung sowie möglicherweise weitere entsprechende Folge- bzw. Abhilfemaßnahmen (z. B. Verbesserung interne Prozesse) eingeleitet. Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses,
insbesondere im Hinblick auf die Identität der hinweisgebenden Person, sowie unter Wahrung datenschutzrechtlicher Belange bearbeitet. Ferner wird der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet.
Eine Benachteiligung oder Bestrafung der hinweisgebenden Person aufgrund einer Beschwerde über einen tatsächlichen oder vermuteten Verstoß wird grundsätzlich nicht geduldet. Zu diesem Zwecke haben wir insbesondere eine unabhängige Meldestelle und die Möglichkeit, eine anonyme Meldung abzugeben, eingerichtet.
Mit den hinweisgebenden Personen wird, sofern möglich, entsprechend der jeweils gesetzlichen Vorgaben Kontakt gehalten und gegebenenfalls der Sachverhalt erörtert. Zudem werden die Hinweisgebenden fristgerecht über den Gang des Verfahrens unterrichtet.
Eine Weitergabe mitgeteilter Informationen erfolgt nur an diejenigen Personen, die hiermit zur Bearbeitung der Meldung befasst sein müssen, soweit dies zur Sachverhaltsermittlung zwingend erforderlich ist.
Alle eingehenden Hinweise werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert, aufbewahrt und gelöscht.

c) Wirksamkeitskontrolle
Unser Beschwerdeverfahren wird regelmäßig hinsichtlich seiner Wirksamkeit geprüft und bei Bedarf verbessert.
 

Transparenz- und Informationspflichten für Hinweisgebende sowie sonstige am Sachverhalt beteiligte Personen im Rahmen des Hinweisgebersystems

nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Mit diesem Dokument informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Unternehmensgruppe Erbacher – The Food Family sowie deren teilnehmende Unternehmen2 und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Verantwortliche Stelle/Datenschutz

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist das jeweils teilnehmende Unternehmen, auf das sich die Meldung bezieht. 

Josera GmbH & Co. KG, 
Josera Petfood GmbH & Co. KG,
food family Agency GmbH & Co. KG,
foodforplanet GmbH & Co. KG,
Josera Erbacher Service GmbH & Co. KG,
Erbacher Food Intelligence GmbH & Co. KG,
FarmChamps GmbH & Co. KG 

Adresse: Industriegebiet Süd, 63924 Kleinheubach

Josera Polska Sp. zo.o., 
Josera petfood Sp. zo.o

Adresse: Paproć 95, 64-300 Paproć, Polen 

Kontaktinformation: https://food.family/kontakt/ 

Kontakt Datenschutz:
datenschutz@josera-erbacher.de sowie datenschutz@foodforplanet.de

Kategorien/Herkunft der Daten

Wenn Sie eine Meldung über unser Hinweisgebersystem machen, werden die Ihrerseits angegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet, um Ihren Hinweis bearbeiten und gegebenenfalls weitere Maßnahmen ergreifen zu können. Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, anonyme Meldungen durchzuführen. Welche personenbezogenen Daten demnach verarbeitet werden, hängt vom Inhalt Ihrer Meldung ab. 

Wir können Ihre personenbezogenen Daten im Falle, dass Sie eine beschuldigte oder sonstige am Sachverhalt beteiligte Person sind, verarbeiten, um die über das Hinweisgebersystem gemachte Meldung zu prüfen und die mutmaßlichen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen. Welche Daten hierbei verarbeitet werden, kommt im Einzelfall auf die jeweilige konkrete Meldung an und auch darauf, welche Angaben z. B. eine hinweisgebende Person über Sie gemacht hat. Möglicherweise können hierbei beispielsweise folgende Daten verarbeitet werden:

- Kontaktdaten (etwa private Anschrift, ggf. Mobil-, Festnetznummer, E-Mail-Adresse)

- Stammdaten (Name, Vorname, Namenszusätze, Geburtsdatum)

- Fotos/Video-Aufnahmen

- Zeiterfassungsdaten

- Besondere Arten personenbezogener Daten: 

Gesundheitsdaten

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die Bestimmungen der DS-GVO (in Deutschland zusätzlich des BDSG und allen weiteren gesetzlichen Bestimmungen wie BetrVG, ArbZG, etc.), stets eingehalten. Wenn Sie eine meldende Person sind, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Ihrer freiwilligen Angaben sowie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, lit. c DS-GVO (in Deutschland zusätzlich in Verbindung mit § 10 HinSchG, 8 LkSG) und im Falle, dass Sie bei uns beschäftigt sind, gemäß Art. 88 DS-GVO (in Deutschland zusätzlich i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG). Sofern wir das Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen, ohne hierzu gesetzlich verpflichtet zu sein, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. 

Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten als betroffene Person, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens bzw. eines Dritten erforderlich ist Art. 6 Abs. 1 lit. f, lit. c DS-GVO (in Deutschland zusätzlich in Verbindung mit § 10 HinSchG, § 8 LkSG oder § 130 OWiG). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Verstößen und Missständen, welche über das Hinweisgeberportal unserer Unternehmensgruppe gemeldet werden. Zudem erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist.

Speicherdauer der Daten

Sobald Ihre Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen, werden diese gelöscht.

Empfänger der Daten/Kategorien von Empfängern

In unserem Unternehmen sorgen wir dafür, dass nur die Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Bearbeitung des über das Hinweisgebersystem eingereichten Hinweises benötigen.

Die interne Meldestelle wird von atarax übernommen. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie unter https://www.atarax.de/de/datenschutz. 

Ferner unterstützen in bestimmten Fällen Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister), bei der Erfüllung unserer Aufgaben. Mit allen Dienstleistern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen. Je nach Zuständigkeitsschwerpunkt der Meldung sowie zur effektiven Einleitung von Folgemaßnahmen werden die personenbezogenen Daten gegebenenfalls an unsere entsprechend zuständigen Fachabteilungen weitergegeben.

Des Weiteren sind wir in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen verpflichtet, bestimmte Informationen an Stellen zu übermitteln, wie zum Beispiel Ermittlungsbehörden.

Drittlandübermittlung/Drittlandübermittlungsabsicht

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies zur Bearbeitung der Meldung zwingend erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben. 

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten (derzeit) an keinen Dienstleister oder an Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Rechte der betroffenen Personen

Die Rechte für Sie als betroffene Person sind in den Art. 15 – 22 DS-GVO normiert. Dies umfasst:

- Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)

- Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)

- Das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)

- Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)

- Das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)

- Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

Soweit Sie freiwillig Daten als meldende Person angegeben haben, können Sie die Einwilligung für eine etwaige Datenverarbeitung jederzeit mit Blick auf die Zukunft widerrufen. 

Um die Einwilligung zu widerrufen und die übrigen Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an compliance@atarax.de. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben. Zudem können Sie Beschwerde gegen die Datenverarbeitung bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen.

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Automatisierte Einzelfallentscheidungen Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.