Hinweisgebersystem
Meldung von Verdachtsfällen
Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Vorgaben hat bei uns höchste Priorität. Nur wenn wir uns gesetzeskonform und integer verhalten, schützen wir unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner.
Aber wo Menschen arbeiten, können auch Fehler gemacht werden. Um hier den Anforderungen, welche uns diverse Gesetze geben, gerecht zu werden und Hinweisen auf Verstöße bzw. Fehlverhalten fair und angemessen nachgehen zu können, haben wir ein Hinweisgebersystem eingeführt. An das Hinweisgebersystem können Verdachtsfälle vertraulich und sofern es die nationalen rechtlichen Vorgaben zulassen, nach Wunsch auch anonym gemeldet werden. Darunter fallen beispielsweise Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex, das Kartellrecht, umweltrechtliche Vorgaben, Verletzung von Menschenrechten sowie Verdacht auf Korruption, Diebstahl, Diskriminierung oder Mobbing, geltende Gesetze oder sonstige Vorgaben. Neben Beschäftigten können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte Hinweise bei konkreten Informationen auf Regelverstöße abgeben. Eine Meldung kann dabei in allen Sprachen eingereicht werden. Bei Bedarf wird eine Übersetzung veranlasst.
Bitte bedenken Sie gerade bei anonymen Meldungen, dass der Hinweis so konkret wie möglich formuliert ist und gegebenenfalls auch Unterlagen beigefügt werden, die Ihren Verdacht stützen. Zudem ist es hilfreich, wenn Sie der Meldestelle für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Andernfalls kann der Sachverhalt nicht erörtert werden und auch keine Mitteilung über den Gang des Verfahrens erfolgen.
Kontakt
Um den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene zu garantieren, haben wir eine unabhängige Vertrauensstelle eingerichtet, die atarax Unternehmensgruppe. Vertrauen ist deren Geschäft, hier sind Sie in guten Händen.
Zur vollständigen Wahrung der Vertraulichkeit, stehen folgende Kommunikationswege zur Verfügung:
- Whistleblower-Telefonhotline unter: 0049 / 160 / 96210839 (Montag – Freitag von 08.30 – 17.00 Uhr, außer an Feiertagen)
- per E-Mail an: compliance@atarax.de
- über ein Hinweisgeber-Portal mit Kontaktformular: https://www.atarax.de/de/startseite/leistungen/hinweisgeberportal Mit dem Link werden Sie an das Hinweisgeber-Portal der atarax Unternehmensgruppe weitergeleitet. Selbstverständlich wird bereits diese Weiterleitung nicht zurückverfolgt.
- schriftliche Meldung auf dem Postweg an: atarax Unternehmensgruppe, Luitpold-Maier-Str. 7, D-91074 Herzogenaurach
- digitales Hinweisgebersystem unter https://food-family.whistleblower-system.de
- Auf Anfrage des Hinweisgebers ist es über diese Kanäle auch möglich, innerhalb eines angemessenen Zeitraums im Rahmen eines vertraulichen persönlichen Treffens eine Meldung zu erstatten.
- Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserem Datenschutzhinweis weiter unten auf der Seite.
Verfahren
Nach Eingang der Meldung erhält die hinweisgebende Person fristgerecht eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle. Dies gilt auch für den Fall einer anonymen Meldung über den Postweg, sofern ein zur Abgabe von anonymen Meldungen vorgesehener Meldekanal, wie z.B. über einen Dritten (Anwalt bzw. beauftragte Person) genutzt wird oder eine anderweitige anonyme Kontaktmöglichkeit hinterlassen wird.
Im Anschluss wird die Meldung oder Beschwerde sorgfältig auf Plausibilität geprüft. Bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Regelverstoß wird ggf. eine konkrete interne Untersuchung eingeleitet sowie ggf. weitere entsprechende Folgemaßnahmen (z. B. Verbesserung interne Prozesse) eingeleitet.
Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses sowie unter Wahrung datenschutzrechtlicher Belange bearbeitet. Ferner wird der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet. Die Hinweise bzw. Beschwerden werden überdies dokumentiert.
Mit den hinweisgebenden Personen wird, sofern möglich, entsprechend der jeweils gesetzlichen Vorgaben Kontakt gehalten und ggf. der Sachverhalt erörtert. Zudem werden die Hinweisgebenden fristgerecht über den Gang des Verfahrens informiert.
Eine Weitergabe mitgeteilter Informationen erfolgt nur an diejenigen Personen, die hiermit zur Bearbeitung der Meldung befasst sein müssen, soweit dies zur Sachverhaltsermittlung zwingend erforderlich ist.
Alle eingehenden Hinweise werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert, aufbewahrt und gelöscht.
Transparenz- und Informationspflichten für Hinweisgebende sowie sonstige am Sachverhalt beteiligte Personen im Rahmen des Hinweisgebersystems
nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Mit diesem Dokument informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Unternehmensgruppe Erbacher – The Food Family sowie deren teilnehmende Unternehmen2 und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
Verantwortliche Stelle/Datenschutz
Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist das jeweils teilnehmende Unternehmen, auf das sich die Meldung bezieht.
Josera GmbH & Co. KG,
Josera Petfood GmbH & Co. KG,
food family Agency GmbH & Co. KG,
foodforplanet GmbH & Co. KG,
Josera Erbacher Service GmbH & Co. KG,
Erbacher Food Intelligence GmbH & Co. KG,
FarmChamps GmbH & Co. KG
Adresse: Industriegebiet Süd, 63924 Kleinheubach
Josera Polska Sp. zo.o.,
Josera petfood Sp. zo.o
Adresse: Paproć 95, 64-300 Paproć, Polen
Kontaktinformation: https://food.family/kontakt/
Kontakt Datenschutz:
datenschutz@josera-erbacher.de sowie datenschutz@foodforplanet.de
Kategorien/Herkunft der Daten
Wenn Sie eine Meldung über unser Hinweisgebersystem machen, werden die Ihrerseits angegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet, um Ihren Hinweis bearbeiten und gegebenenfalls weitere Maßnahmen ergreifen zu können. Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, anonyme Meldungen durchzuführen. Welche personenbezogenen Daten demnach verarbeitet werden, hängt vom Inhalt Ihrer Meldung ab.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten im Falle, dass Sie eine beschuldigte oder sonstige am Sachverhalt beteiligte Person sind, verarbeiten, um die über das Hinweisgebersystem gemachte Meldung zu prüfen und die mutmaßlichen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen. Welche Daten hierbei verarbeitet werden, kommt im Einzelfall auf die jeweilige konkrete Meldung an und auch darauf, welche Angaben z. B. eine hinweisgebende Person über Sie gemacht hat. Möglicherweise können hierbei beispielsweise folgende Daten verarbeitet werden:
- Kontaktdaten (etwa private Anschrift, ggf. Mobil-, Festnetznummer, E-Mail-Adresse)
- Stammdaten (Name, Vorname, Namenszusätze, Geburtsdatum)
- Fotos/Video-Aufnahmen
- Zeiterfassungsdaten
- Besondere Arten personenbezogener Daten:
Gesundheitsdaten
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die Bestimmungen der DS-GVO (in Deutschland zusätzlich des BDSG und allen weiteren gesetzlichen Bestimmungen wie BetrVG, ArbZG, etc.), stets eingehalten. Wenn Sie eine meldende Person sind, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Ihrer freiwilligen Angaben sowie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, lit. c DS-GVO (in Deutschland zusätzlich in Verbindung mit § 10 HinSchG, 8 LkSG) und im Falle, dass Sie bei uns beschäftigt sind, gemäß Art. 88 DS-GVO (in Deutschland zusätzlich i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG). Sofern wir das Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen, ohne hierzu gesetzlich verpflichtet zu sein, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.
Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten als betroffene Person, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens bzw. eines Dritten erforderlich ist Art. 6 Abs. 1 lit. f, lit. c DS-GVO (in Deutschland zusätzlich in Verbindung mit § 10 HinSchG, § 8 LkSG oder § 130 OWiG). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Verstößen und Missständen, welche über das Hinweisgeberportal unserer Unternehmensgruppe gemeldet werden. Zudem erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist.
Speicherdauer der Daten
Sobald Ihre Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen, werden diese gelöscht.
Empfänger der Daten/Kategorien von Empfängern
In unserem Unternehmen sorgen wir dafür, dass nur die Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Bearbeitung des über das Hinweisgebersystem eingereichten Hinweises benötigen.
Die interne Meldestelle wird von atarax übernommen. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie unter https://www.atarax.de/de/datenschutz.
Ferner unterstützen in bestimmten Fällen Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister), bei der Erfüllung unserer Aufgaben. Mit allen Dienstleistern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen. Je nach Zuständigkeitsschwerpunkt der Meldung sowie zur effektiven Einleitung von Folgemaßnahmen werden die personenbezogenen Daten gegebenenfalls an unsere entsprechend zuständigen Fachabteilungen weitergegeben.
Des Weiteren sind wir in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen verpflichtet, bestimmte Informationen an Stellen zu übermitteln, wie zum Beispiel Ermittlungsbehörden.
Drittlandübermittlung/Drittlandübermittlungsabsicht
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies zur Bearbeitung der Meldung zwingend erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten (derzeit) an keinen Dienstleister oder an Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.
Rechte der betroffenen Personen
Die Rechte für Sie als betroffene Person sind in den Art. 15 – 22 DS-GVO normiert. Dies umfasst:
- Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
- Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
- Das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
- Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
- Das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Soweit Sie freiwillig Daten als meldende Person angegeben haben, können Sie die Einwilligung für eine etwaige Datenverarbeitung jederzeit mit Blick auf die Zukunft widerrufen.
Um die Einwilligung zu widerrufen und die übrigen Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an compliance@atarax.de. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben. Zudem können Sie Beschwerde gegen die Datenverarbeitung bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen.
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Automatisierte Einzelfallentscheidungen Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.