Kodeks Postępowania dla Partnerów Biznesowych

food family

 

dotyczący zgodności z przepisami prawa, wymogami w zakresie compliance, normami środowiskowymi i społecznymi

ERBACHER the food family to rodzinne przedsiębiorstwo zajmujące się produkcją i sprzedażą produktów przeznaczonych do żywienia ludzi i zwierząt. Zadaniem przedsiębiorstwa jest służenie dobru ludzi. Realizujemy opartą na wartościach, wiarygodną i zrównoważoną strategię.

Nasi zaangażowani pracownicy wnoszą istotny wkład w sukces przedsiębiorstwa.

Nasza odpowiedzialność w zakresie tworzenia staje się widoczna poprzez zrównoważone działania. Ponadgraniczna odpowiedzialność za innych ludzi wyraża się w działalności fundacji pożytku publicznego ERBACHER.

(Wyciąg z wytycznych przedsiębiorstwa)

W celu dookreślenia wytycznych sformułowano następujące standardy. Obowiązują one wszystkie spółki i pracowników, w tym kierownictwa i właścicieli przedsiębiorstwa rodzinnego Erbacher the food family.

Niniejszy Kodeks Postępowania uwypukla wartości przedsiębiorstwa rodzinnego ERBACHER the food family oraz określa standardy postępowania, które umożliwiają naszemu przedsiębiorstwu i naszym pracownikom zachowanie dobrej reputacji i zaufania udziałowców, partnerów biznesowych oraz innych ważnych instytucji i grup.

W Erbacher the food family najwyższym priorytetem jest dla nas branie odpowiedzialności, a także skierowany na zewnątrz wkład w zgodność środowiskową i społeczną w odniesieniu do naszej działalności biznesowej.

W celu zachowania zgodności ww. standardów z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi należytej staranności w łańcuchu dostaw na poziomie krajowym i unijnym, zobowiązujemy również wszystkich partnerów biznesowych, w tym naszych dostawców, usługodawców lub innych partnerów handlowych/kooperantów, do przestrzegania zasad niniejszego kodeksu postępowania.

Z uwagi na łatwiejszą czytelność zrezygnowano z językowego zróżnicowania odnoszącego się do płci, np. pracownicy/pracownice. W celu zapewnienia równego traktowania stosowane pojęcia odnoszą się do wszystkich płci (m/k/o).

Zakres obowiązywania: Niniejszy kodeks postępowania ma zastosowanie do wszystkich przedsiębiorstw lub podmiotów gospodarczych, z którymi spółki grupy Erbacher the food family[1] nawiązują lub utrzymują relacje biznesowe.

Niniejszy kodeks postępowania stanowi integralny element relacji biznesowych między Państwem a spółkami grupy Erbacher the food family.

 

1. Przestrzeganie prawa i przepisów

Państwa przedsiębiorstwo zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich obowiązujących europejskich, międzynarodowych oraz krajowych ustaw i przepisów, a także wszystkich minimalnych standardów branżowych.

Nie uzyskujecie korzyści poprzez prowadzenie swojej działalności w sposób niezgodny z prawem lub nieetyczny.

Kierujecie się zasadą realizowania swoich celów biznesowych przy użyciu środków nie dających podstaw do kwestionowania ich pod kątem prawnym i etycznym przestrzegając przy tym przepisów prawa. Nie tolerujemy żadnych form przekupstwa ani korupcji.

Zabrania się oferowania lub przyznawania w sposób bezpośredni lub pośredni niedozwolonych lub niewłaściwych korzyści osobistych przedstawicielom organów państwowych. W kontaktach z organami państwowymi należy zachować szczególną uwagę, aby nie obiecywać ani nie przyznawać jakichkolwiek korzyści w celu wpłynięcia na działania przedstawiciela organów państwowych.

Każdy Państwa pracownik jest zobowiązany do przestrzegania zasad przepisów antymonopolowych i prawa konkurencji. W tych ramach zabrania się wszelkiego rodzaju porozumień, uzgodnionych praktyk, prowadzenia nieformalnych rozmów lub zawierania umów dżentelmeńskich z (potencjalnymi) konkurentami lub przeciwko nim, które mają na celu ograniczenie konkurencji lub spowodowanie takiego ograniczenia. Zaliczają się do tego w szczególności wymiana informacji o znaczeniu strategicznym, porozumienia cenowe, porozumienia dotyczące limitów produkcji lub sprzedaży, podział klientów, podział rynków regionalnych, składanie fikcyjnych ofert w przetargach, porozumienia dotyczące udziału w bojkotach, odmowy dostawy. Należy również unikać pozorów podobnych konspiracyjnych uzgodnień z (potencjalnymi) konkurentami lub przeciwko nim.

Z drugiej strony niedozwolone są antykonkurencyjne wytyczne cenowe przekazywane partnerom handlowym na innych poziomach sprzedaży oraz działania mające na celu wyeliminowanie/ograniczenie (czystego) handlu internetowego.

Ponadto każdy Państwa pracownik winien bezwzględnie stosować i przestrzegać wszystkich przepisów dotyczących ochrony środowiska, bezpieczeństwa i higieny pracy. Każdy Państwa pracownik jest współodpowiedzialny za bezpieczeństwo pracy w swoim obszarze.

 

2. Postępowanie z partnerami biznesowymi i osobami trzecimi

Wyznajecie Państwo zasadę uczciwej konkurencji z innymi przedsiębiorstwami i oferujecie swoim partnerom biznesowym uczciwe warunki umowne. W ramach udzielania przez Państwa zamówień nie dochodzi do nieuczciwego faworyzowania dostawców lub działania na ich szkodę.

Państwa pracownicy są zobowiązani do zachowania tajemnicy w odniesieniu do wszelkich informacji poufnych pochodzących od Państwa partnerów biznesowych lub informacji ich dotyczących.

Państwa pracownikom nie wolno oferować lub wręczać łapówek ani innych korzyści pieniężnych w ramach prowadzonej działalności biznesowej. Oferowanie prezentów rzeczowych, zaproszeń i przysług osobistych partnerom biznesowym, konkurentom lub innym osobom trzecim dozwolone jest tylko wtedy, gdy mieszczą się w ramach powszechnie przyjętych praktyk biznesowych, tj. nie mają niewspółmiernie wysokiej wartości, a także nie wykraczają ponad osobistą stopę życiową zainteresowanych oraz nie mają na celu wpływania w nieuczciwy sposób lub z obejściem przepisów prawa na decyzje biznesowe.

Przyjmowanie prezentów rzeczowych, zaproszeń i przysług osobistych od partnerów biznesowych, konkurentów lub innych osób trzecich dozwolone jest tylko wtedy, gdy tego rodzaju podarunki mieszczą się w ramach powszechnie przyjętych praktyk biznesowych i są stosowne do okazji oraz pod kątem ich wielkości, pod warunkiem, że wspomniane zaproszenia, prezenty rzeczowe lub osobiste przysługi nie mają na celu wpłynięcia na Państwa decyzję biznesową.

Przyjmowanie bezpośrednich darowizn pieniężnych (w tym bonów zakupowych) jest bezwarunkowo zabronione. Bez znaczenia pozostaje kwestia, czy prezenty lub innego rodzaju upominki mają na celu bezpośrednią lub pośrednią korzyść dla pracownika.

 

4. Dyskryminacja – zachowanie wobec siebie

Godność i osobowość każdego pracownika lub kontaktu biznesowego wymagają poszanowania.

Nie tolerujecie Państwo żadnych form dyskryminacji, molestowania ani znieważania w środowisku pracy. Każdy Państwa pracownik ma prawo do sprawiedliwego, uprzejmego i pełnego szacunku traktowania przez przełożonych, pracowników i współpracowników.

Państwa przedsiębiorstwo sprzeciwia się wszelkiego rodzaju dyskryminacji w odniesieniu do zatrudniania, wynagradzania, dostępu do szkoleń rozwojowych, awansów, rozwiązywania stosunku pracy lub przechodzenia na emeryturę. Nie dopuszcza się sytuacji, w której ktoś w Państwa przedsiębiorstwie z uwagi na swoją rasę, płeć, wiek, wyznanie lub światopogląd, narodowość, pochodzenie etniczne, budowę fizyczną, wygląd, tożsamość seksualną, stan cywilny, pochodzenie społeczne, przynależność do organizacji pracowniczych, w tym związków zawodowych, swoje poglądy polityczne lub inne cechy osobowościowe jest niesprawiedliwie pokrzywdzony, faworyzowany, prześladowany lub wykluczony.

 

5. Ochrona informacji

Każdy Państwa pracownik jest zobowiązany do zachowania tajemnicy w odniesieniu do wszystkich wewnętrznych poufnych spraw przedsiębiorstwa. Dostęp do spraw poufnych należy chronić przed osobami do tego nieupoważnionymi. W tym rozumieniu do osób trzecich zaliczają się również członkowie rodziny rozszerzonej.

Za poufne uznaje się wszelkie sprawy, które zostały opatrzone takowym oznaczeniem lub co do których można założyć, że nie zostały i nie powinny być podane do wiadomości publicznej, np. z tego względu, że mogłyby przynieść korzyść konkurencji lub, w przypadku ich ujawnienia, mogłyby zaszkodzić przedsiębiorstwu lub jego partnerom biznesowym. Należą do nich np. szczegółowe informacje dotyczące organizacji i kierunku strategii obranego przez nasze przedsiębiorstwo, procesów biznesowych, produkcyjnych, badawczo-rozwojowych, danych liczbowych z raportów wewnętrznych oraz informacji na temat sprzedaży, fuzji i przejęć.

Wiedza na temat wewnętrznych i poufnych spraw może być wykorzystywana przez Państwa pracowników, doradców lub podwykonawców wyłącznie do celów operacyjnych. Podobnie w kontaktach wewnętrznych należy zadbać, aby poufne przedsięwzięcia i procesy były przekazywane tylko tym pracownikom, którzy potrzebują ich do wypełniania swoich obowiązków.

Wszystkie notatki i raporty sporządzane wewnętrznie i przekazywane na zewnątrz muszą być dokładne i zgodne z prawdą.

W odniesieniu do notatek, raportów, wpisów lub dokumentów zabrania się ich fałszowania, zniekształcania treści, celowego wprowadzania w błąd oraz sporządzania ich w niekompletnej formie lub zatajania.

 

6. Ochrona prywatności

Przywiązujemy dużą wagę do ochrony danych osobowych naszych pracowników, klientów i partnerów biznesowych oraz do przestrzegania obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych. Tego samego oczekujemy od naszych partnerów biznesowych. Wraz ze wzrostem stopnia łatwości i kompleksowości elektronicznego przetwarzania danych na znaczeniu zyskuje ochrona danych osobowych (np. imię i nazwisko, adres (e-mail), data urodzenia, numer identyfikacji podatkowej, informacje o stanie zdrowia). W związku z tym niniejszym zobowiązujesz się do przekazywania, przetwarzania i przechowywania tego rodzaju danych osobowych wyłącznie w ramach obowiązujących przepisów prawa. Naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych są karane surowymi karami finansowymi, a także mogą skutkować wystąpieniem z wysokimi roszczeniami odszkodowawczymi wobec przedsiębiorstwa. Uważne obchodzenie się z danymi osobowymi Państwa współpracowników, partnerów biznesowych i klientów buduje dodatkowo zaufanie i może tym samym stanowić nawet przewagę konkurencyjną. W tym celu zobowiązujesz się do regularnego szkolenia i uwrażliwiania swoich pracowników oraz do zobowiązania ich do zachowania tajemnicy danych zgodnie z RODO.

 

7. Płace

Obowiązujące w Państwa przedsiębiorstwie płace za regularny czas pracy i nadgodziny spełniają lub wykraczają poza standardy branżowe. Zgodnie z wytycznymi Państwa przedsiębiorstwa każdy pracownik powinien otrzymywać płacę zgodną z jego rzeczywistym wkładem.

Nie przeprowadza się nielegalnych lub niedozwolonych potrąceń z wynagrodzenia lub potrąceń z wynagrodzenia w formie środka karnego.

 

8. Czas pracy

Państwa przedsiębiorstwo przestrzega obowiązujących przepisów europejskich i krajowych oraz standardów branżowych dotyczących czasu pracy. Obowiązuje maksymalnie dopuszczalny tygodniowy czas pracy zgodnie z przepisami europejskimi i krajowymi. Każdy Państwa pracownik ma prawo do co najmniej jednego dnia wolnego po upływie sześciu kolejnych dni roboczych.

 

9. Bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy

Państwa przedsiębiorstwo ustaliło jasne zasady i procedury mające zapewnić bezpieczeństwo i higienę w miejscu pracy. Są one przestrzegane przez cały czas. Realizujesz zarządzanie bezpieczeństwem pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami europejskimi i krajowymi oraz standardami branżowymi.

 

10. Praca dzieci

Praca dzieci jest zabroniona zgodnie z postanowieniami konwencji MOP oraz Organizacji Narodów Zjednoczonych i/lub ustawodawstwem krajowym. Wszelkie formy wykorzystywania dzieci są zabronione. Państwa przedsiębiorstwo przestrzega tych przepisów i wyraźnie sprzeciwia się pracy dzieci.

 

11. Praca przymusowa i środki dyscyplinarne

W Państwa przedsiębiorstwie nie realizuje się jakiejkolwiek formy pracy przymusowej, polegającej przykładowo na wpłaceniu kaucji lub zatrzymaniu dokumentów tożsamości na początku stosunku pracy, ani pracy więźniów naruszającej podstawowe prawa człowieka. Zabrania się stosowania kar cielesnych, przymusu psychicznego lub fizycznego oraz obelg słownych.

 

12. Postępowanie z aktywami

Każdy pracownik jest zobowiązany do odpowiedzialnego obchodzenia się z aktywami przedsiębiorstwa.

Każdy pracownik jest ponadto odpowiedzialny za ochronę tychże aktywów. Aktywa obejmują nie tylko aktywa rzeczowe/własność, ale także aktywa niematerialne, takie jak własność intelektualna, tajemnice handlowe i informacje poufne oraz pomysły i wiedza naszych pracowników.

 

13. Kwestie ochrony środowiska i bezpieczeństwa

Procedury i standardy dotyczące gospodarki odpadami, obchodzenia się z chemikaliami i innymi materiałami niebezpiecznymi, utylizacji, emisji i oczyszczania ścieków muszą spełniać lub przekraczać minimalne wymagania prawne.

 

14. Przestrzeganie wytycznych

Zobowiązujemy Państwa do przestrzegania wszystkich uzgodnień i przepisów określonych w niniejszym Kodeksie Postępowania dla Partnerów Biznesowych oraz wszystkich innych obowiązujących przepisów, wytycznych i rozporządzeń. Gwarantujesz ponadto, że niniejszy Kodeks Postępowania dla Partnerów Biznesowych będzie udostępniony wszystkim Państwa pracownikom w zrozumiałym dla nich języku.

Oprócz tego zobowiązujemy Państwa jako partnera biznesowego do zobowiązania własnych partnerów biznesowych lub podwykonawców do przestrzegania niniejszego lub równoważnego kodeksu postępowania.

Jednocześnie zobowiązujecie się Państwo do ustanowienia odpowiednich i współmiernych mechanizmów monitorowania i kanałów komunikacji, posiadających nazwę zbiorczą systemu zarządzania zgodnością. Tylko w ten sposób można zapewnić egzekwowanie prawa w przedsiębiorstwie.

Udzielanie wglądu: Na uzasadnione żądanie udzielicie Państwo naszemu przedsiębiorstwu wglądu i informacji na temat swoich mechanizmów zapobiegania i zgodne z literą prawa postępowania w przypadku naruszeń prawa (system zarządzania zgodnością). Jesteśmy uprawnieni do korzystania z prawa do wglądu i informacji za pośrednictwem osób trzecich, pod warunkiem, że one z kolei zostały zobowiązane do zachowania poufności.

Sankcje: W przypadku nieprzestrzegania wymienionych zobowiązań wynikających z niniejszego Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych zastrzegamy sobie prawo do nałożenia sankcji na naszych partnerów biznesowych. W przypadku mniej poważnych naruszeń damy Ci możliwość wdrożenia w rozsądnych ramach czasowych odpowiednich środków zaradczych i odpowiedniej reakcji na naruszenie.

Przypadek poważnego lub ponownego naruszenia bądź braku odpowiedniej reakcji na naruszenie postanowień niniejszego Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych może w razie potrzeby stanowić dla nas podstawę do natychmiastowego zakończenia relacji biznesowej.

W zależności od rodzaju i wagi naruszenia zastrzegamy sobie również prawo do dochodzenia roszczeń odszkodowawczych lub innych stopniowych/współmiernych sankcji.

Nasz system dla sygnalistów daje możliwość zgłaszania naruszeń prawa lub informacji o ewentualnych nadużyciach (również w zgodzie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi łańcucha dostaw) za jego pośrednictwem; Szczegółowe informacje znajdziesz w Załączniku 1.

 

_____________________________ __________________________________________________________________________
Miejscowość/Data Osoba upoważniona do podpisywania dokumentów ze strony partnera biznesowego

 

Załącznik 1

Zgłaszanie podejrzanych przypadków

Przestrzeganie przepisów prawa, zasad i wewnętrznych wytycznych jest naszym najwyższym priorytetem. Postępowanie w sposób uczciwy i zgodny z prawem to jedyna droga, aby zapewnić ochronę naszemu przedsiębiorstwu, naszym pracownikom i naszym partnerom biznesowym.

Jednak wszędzie tam, gdzie pracują ludzie, mogą być popełniane błędy. W celu spełnienia wymagań stawianych nam przez różne przepisy i uzyskania zdolności uczciwego i współmiernego badania zgłoszeń dotyczących naruszeń lub niewłaściwego zachowania wprowadziliśmy system dla sygnalistów.

Podejrzane przypadki można w poufny sposób zgłaszać do systemu dla sygnalistów, jeżeli dopuszcza tego prawo, zgłoszeń można ponadto dokonywać anonimowo.

Do tej grupy zaliczają się przykładowo naruszenia naszego kodeksu postępowania, prawa antymonopolowego, przepisów dotyczących ochrony środowiska, łamanie praw człowieka oraz podejrzenie korupcji, kradzieży, dyskryminacji lub zastraszania, naruszenia obowiązującego prawa lub innych przepisów.

Oprócz pracowników do zgłaszania konkretnych informacji odnoszących się do przypadków naruszenia zasad uprawnieni są partnerzy biznesowi, klienci i inne osoby trzecie.

Zgłoszeń można dokonywać w dowolnym języku. W razie potrzeby zleca się ich tłumaczenie.

Prosimy pamiętać, że szczególnie w przypadku zgłoszeń anonimowych informacje powinny być jak najbardziej szczegółowe, a na poparcie Państwa podejrzeń w razie potrzeby powinny zostać załączone stosowne dokumenty. Dodatkowo pomocne jest pozostawanie do dyspozycji jednostki odpowiedzialnej za przetwarzanie zgłoszeń na wypadek dalszych pytań. W innym przypadku nie ma możliwości stwierdzenia stanu faktycznego i udzielenia informacji na temat przebiegu dochodzenia.

Kontakt

W celu zagwarantowania jak największej ochrony sygnalistom i osobom, które w zgłaszanym przypadku były poszkodowane, utworzyliśmy niezależne centrum zaufania, obsługiwane przez grupę atarax. Zaufanie to branża, w której działają, tutaj jesteś w dobrych rękach.

W celu zapewnienia pełnej poufności dostępne są następujące kanały komunikacji:

Infolinia dla sygnalistów: 0049 / 160 / 96210839 (czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 8.30 -17.00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy)

 

za pośrednictwem poczty elektronicznej: compliance@atarax.de

 

za pośrednictwem portalu dla sygnalistów z formularzem kontaktowym:

https://www.atarax.de/de/startseite/leistungen/hinweisgeberportal

Klikając w link zostaniesz przekierowany do portalu sygnalistów grupy atarax. Oczywiście fakt przekierowania nie podlega śledzeniu.

 

zgłoszenie pisemne za pośrednictwem poczty na adres:

atarax Unternehmensgruppe, Luitpold-Maier-Str. 7, D-91074 Herzogenaurach

 

Na prośbę sygnalisty istnieje również możliwość wykorzystania tych kanałów do zorganizowania w rozsądnym terminie poufnego spotkania osobistego i dokonania zgłoszenia w trakcie spotkania.

 

 

Informacje na temat przetwarzania Twoich danych dostępne są w naszej informacji o ochronie danych (patrz załącznik 2).

Dochodzenie

W przypadku podania danych kontaktowych osoba udzielająca informacji otrzyma niezwłocznie potwierdzenie wpłynięcia zgłoszenia od jednostki odpowiedzialnej za przetwarzanie zgłoszeń po jego wpłynięciu.

Zgłoszenie lub skarga jest następnie dokładnie sprawdzana pod kątem wiarygodności. W przypadku występowania konkretnych przesłanek wskazujących na naruszenie zasad, może w razie potrzeby zostać wszczęte określone dochodzenie wewnętrzne oraz istnieje możliwość podjęcia dalszych. odpowiednich działań następczych (np. udoskonalenie procesów wewnętrznych).

Informacje są przetwarzane w ramach uczciwego i poufnego procesu zgodnie z wymogami w zakresie ochrony danych osobowych. Oprócz tego przestrzegana jest zasada proporcjonalności. Informacje lub reklamacje są ponadto dokumentowane.

W przypadku, gdy dane kontaktowe osoby zgłaszającej są znane, utrzymywany jest kontakt z osobami zgłaszającymi – zgodnie z odpowiednimi wymogami prawnymi – w razie potrzeby ustalony zostaje stan faktyczny, osoba jest z zachowaniem terminów informowana o przebiegu dochodzenia.

Udzielone informacje są przekazywane wyłącznie osobom, których uczestnictwo w przetwarzaniu zgłoszenia jest nieodzowne, o ile jest to absolutnie konieczne do ustalenia stanu faktycznego.

Wszystkie wpływające informacje są dokumentowane, przechowywane i usuwane zgodnie z przepisami ustawowymi.

 

 

Załącznik 2

Obowiązki w zakresie transparentności i udzielania informacji dla sygnalistów i innych osób zaangażowanych w stan faktyczny w ramach systemu dla sygnalistów

zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych

(RODO)

Przy pomocy niniejszego dokumentu informujemy Ciebie o przetwarzaniu Twoich danych osobowych przez grupę Erbacher – The Food Family i wchodzące w jej skład przedsiębiorstwa[2], a także o Twoich prawach wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

 

Odpowiedzialny organ/ochrona danych osobowych

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych jest przedsiębiorstwo uczestniczące, którego zgłoszenie dotyczy.

 

Adres: Industriegebiet Süd, 63924 Kleinheubach

Informacje kontaktowe: https://food.family/kontakt/

 

Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:

datenschutz@atarax.de lub datenschutz@josera-erbacher.de oraz datenschutz@foodforplanet.de

 

Kategorie/pochodzenie danych

Jeśli dokonasz zgłoszenia za pośrednictwem naszego systemu dla sygnalistów podane przez Ciebie dane osobowe będą przetwarzane w celu umożliwienia przetworzenia zgłoszenia oraz, w razie potrzeby, podjęcia dalszych działań. Zasadniczo masz możliwość dokonywania anonimowych zgłoszeń. Treść Twojego zgłoszenia warunkuje, które dane osobowe zostaną poddane przetwarzaniu.

Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w przypadku, gdy jesteś oskarżonym lub inną osobą uczestniczącą w stanie faktycznym, w celu sprawdzenia zgłoszenia złożonego za pośrednictwem systemu dla sygnalistów oraz zbadania zgłaszanych naruszeń zgodności i prawa. Wybór danych, które są poddawane w tych ramach przetwarzaniu, w pojedynczych przypadkach uzależnione są od danego zgłoszenia oraz charakteru informacji na Twój temat przekazanych przez osobę zgłaszającą. Przykładowo mogą być przetwarzane następujące dane:

  • Dane kontaktowe (np. adres prywatny, ewentualnie numer telefonu komórkowego lub stacjonarnego, adres e-mail)
  • Dane podstawowe (nazwisko, imię, atrybuty, data urodzenia)
  • Zdjęcia/nagrania wideo
  • Dane dotyczące rejestracji czasu pracy

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

W trakcie przetwarzania danych osobowych przez cały czas przestrzegane są przepisy RODO, ustawy o ochronie danych oraz wszystkie inne przepisy prawne.

Jeśli jesteś osobą dokonującą zgłoszenia, Twoje dane będą przetwarzane na podstawie podanych przez Ciebie dobrowolnie informacji oraz w ramach art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. a, lit. c RODO, w przypadku, gdy jesteś naszym pracownikiem, przetwarzanie Twoich danych odbywa się zgodnie z art. 88 RODO.

Ponadto przetwarzamy Twoje dane osobowe jako osoby, której dane dotyczą, jeśli jest to niezbędne do ochrony prawnie uzasadnionych interesów przedsiębiorstwa lub osob trzecich (art. 6 ust.1 lit. f, lit. c RODO. Mamy prawnie uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych w celu zapobiegania i wykrywania naruszeń i nadużyć, które są zgłaszane za pośrednictwem portalu dla sygnalistów naszej grupy. Ponadto przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się wyłącznie wtedy, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia spoczywających na nas obowiązków prawnych.

Okres przechowywania danych

W momencie, gdy Twoje dane nie będą już potrzebne do powyższych celów, usuniemy je, nastąpi to jednak nie później niż trzy lata po zakończeniu dochodzenia.

Odbiorcy danych/kategorie odbiorców

W naszej przedsiębiorstwie dbamy, aby Twoje dane osobowe otrzymywały tylko te osoby, które ich potrzebują do przetwarzania informacji przekazanych za pośrednictwem systemu dla sygnalistów.

W niektórych przypadkach w realizacji naszych zadań wspomagają nas usługodawcy (np. dostawcy usług IT). Ze wszystkimi usługodawcami zostały zawarte niezbędne umowy o ochronie danych osobowych.

Ponadto, w przypadkach przewidzianych przez prawo, jesteśmy zobowiązani do przekazywania określonych informacji organom, jak przykładowo organy śledcze.

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich/zamiar przekazania danych osobowych do państw trzecich

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich (poza obszarem Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego) ma miejsce tylko wtedy, gdy jest to bezwzględnie konieczne do przetworzenia zgłoszenia, wymagają tego przepisy prawa lub jeśli wyraziłeś na to zgodę.

Nie przekazujemy (na chwilę obecną) Twoich danych osobowych żadnemu usługodawcy ani przedsiębiorstwu grupy poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

 

Prawa osób, których dane dotyczą

Prawa przysługujące Państwu jako osobie, której dane dotyczą, są określone w art. 15 – 22 RODO.

Obejmują one:

  • Prawo do informacji (art. 15 RODO)
  • Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)
  • Prawo do usunięcia (art. 17 RODO)
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
  • Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)
  • Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

 

Jeżeli jako osoba zgłaszająca podałeś dane dobrowolnie, możesz w każdej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych w przyszłości.

W celu odwołania zgody oraz dochodzenia innych praw, prosimy o kontakt pod adresem compliance@atarax.de. To samo dotyczy pytań dotyczących przetwarzania danych w naszym przedsiębiorstwie. Możesz również wnieść skargę na przetwarzanie danych do organu nadzoru zajmującego się ochroną danych osobowych.

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów, możesz w każdej chwili złożyć sprzeciw wobec tego rodzaju przetwarzania z przyczyn wynikających z Twojej szczególnej sytuacji.

Po jego złożeniu zaprzestaniemy przetwarzania Twoich danych osobowych, wyjątek stanowi przypadek, gdy wykażemy istnienie ważnych i uzasadnionych podstaw do przetwarzania, które przeważają nad Twoimi interesami, prawami i wolnościami, lub gdy przetwarzanie służy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

 

Zautomatyzowane podejmowanie indywidualnych decyzji

Do podjęcia decyzji nie wykorzystujemy w pełni zautomatyzowanych procesów przetwarzania.

 

[1] Stan na grudzień 2022r.: Josera GmbH & Co KG, Josera petfood GmbH & Co. KG, Josera Erbacher Service GmbH & Co. KG, foodforplanet GmbH & Co. KG, food family Agency GmbH & Co. KG, Erbacher Food Intelligence GmbH & Co. KG, FarmChamps GmbH & Co. KG, Josera Polska Sp. zo.o., Josera petfood Sp. zo.o, LLC Josera Ukraine, Join the food family Ltd.

 

[2]Stan na grudzień 2022: food family Agency GmbH & Co. KG, Josera Erbacher Service GmbH & Co. KG FarmChamps GmbH & Co. KG, Josera Polska Sp. z o.o., Josera petfood Sp. z o.o, LLC Josera Ukraine oraz Join the food family Ltd (Tanzania).