Verhaltenskodex für Geschäftspartner der ERBACHER the food family
betreffend die Einhaltung von Gesetzen, Compliance-Erfordernissen, Umwelt- und Sozialstandards.
ERBACHER the food family ist ein Familienunternehmen, welches Produkte für die Ernährung von Menschen und Tieren produziert und vertreibt. Das Unternehmen soll dem Wohl der Menschen dienen. Wir verfolgen eine wertorientierte, glaubwürdige und zukunftsfähige Strategie. Unsere engagierten Mitarbeiter sind für die Unternehmenserfolge wichtig
Unsere Verantwortung für die Schöpfung wird durch nachhaltiges Handeln sichtbar. Die grenzüberschreitende Verantwortung für unsere Mitmenschen kommt in der Arbeit der gemeinnützigen ERBACHER-Stiftung zum Ausdruck. (Auszug aus den Unternehmensleitlinien)
Zur Konkretisierung der Leitlinien wurden die nachfolgenden Standards formuliert. Sie gelten für alle Gesellschaften und Mitarbeiter einschließlich der Unternehmensführung und der Eigner des Familienunternehmens Erbacher the food family.
Der vorliegende Verhaltenskodex verdeutlicht die Wertvorstellung des Familienunternehmens ERBACHER the food family und legt die Verhaltensnormen fest, die unserem Unternehmen und unseren Mitarbeitern ermöglichen, einen guten Ruf sowie das Vertrauen der Gesellschafter, Geschäftspartner und anderer wichtiger Institutionen und Gruppen zu wahren.
Für uns als Erbacher the food family hat es oberste Priorität, Verantwortung zu übernehmen und auch nach außen zur Umwelt- und Sozialverträglichkeit im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeiten beizutragen.
Um die Einhaltung der o.g. Standards im Einklang mit den jeweils gültigen Lieferkettensorgfaltsgesetzen auf nationaler wie auch auf EU-Ebene sicherzustellen, verpflichten wir hiermit auch alle Geschäftspartner einschließlich unserer Lieferanten, Dienstleister oder sonstiger Vertriebs-/ Kooperationspartner, die Leitsätze dieses Verhaltenskodex zu befolgen und ihre eigenen Lieferanten und sonstigen Geschäftspartner gleichermaßen dementsprechend zu verpflichten (und damit letzten Endes die Geltung dieser Compliance-Standards über die komplette Lieferkette sicherzustellen).
Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung, wie z. B. Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen, verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung aller Geschlechter (m/w/d).
Geltungsbereich: Dieser Verhaltenskodex ist maßgeblich für alle Unternehmen oder Wirtschaftsakteure, mit denen die Gesellschaften der Unternehmensgruppe Erbacher the food famliy1 eine Geschäftsbeziehung eingehen oder unterhalten.
1 Josera GmbH & Co. KG, Josera Petfood GmbH & Co. KG, Josera Polska Sp. zo.o., Josera petfood Sp. zo.o, food family Agency GmbH & Co. KG, foodforplanet GmbH & Co. KG, Josera Erbacher Service GmbH & Co. KG, Erbacher Food Intelligence GmbH & Co. KG, FarmChamps GmbH & Co. KG
Dieser Verhaltenskodex ist integrativer Bestandteil der Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und den Gesellschaften der Unternehmensgruppe Erbacher the food family.
1. Einhaltung von Recht und Gesetzen
Ihr Unternehmen verpflichtet sich, alle gültigen europäischen und nationalen Gesetze und Vorschriften, sowie alle industriellen Mindeststandards einzuhalten. Sie verschaffen sich keine Vorteile durch eine ungesetzliche oder unethische Ausübung Ihrer Geschäfte.
Sie sind dem Grundsatz verpflichtet, Ihre Geschäftsziele mit rechtlich und ethisch einwandfreien Mitteln unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften zu verfolgen. Wir tolerieren keinerlei Form von Bestechung oder Korruption.
Es dürfen weder direkt noch indirekt Vertretern staatlicher Stellen unzulässige bzw. ungebührliche persönliche Vorteile irgendwelcher Art angeboten oder gewährt werden. Im Umgang mit staatlichen Stellen ist besonders darauf zu achten, dass keine Vorteile versprochen oder gewährt werden, um eine Handlung eines Vertreters staatlicher Stellen zu beeinflussen.
Jeder Ihrer Mitarbeiter ist gehalten, die Regeln des Kartell- und Wettbewerbsrechts zu beachten. Verboten sind insoweit zum einen sämtliche Vereinbarungen, abgestimmte Verhaltensweisen, informelle Gespräche oder Gentlemen’s Agreements mit oder gegenüber (potenziellen) Wettbewerbern, die auf eine Beschränkung des Wettbewerbs abzielen oder eine solche Beschränkung bewirken. Dazu zählen insbesondere der Austausch von strategisch wichtigen Informationen, Preisabsprachen, Absprachen über Produktions- oder Absatzquoten, Zuteilung von Kunden, Aufteilung von regionalen Märkten, die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen, Vereinbarungen über die Beteiligung an Boykotten, Lieferverweigerungen. Auch der Anschein solcher konspirativen Vereinbarungen mit oder gegenüber (potenziellen) Wettbewerbern ist zu vermeiden.
Unzulässig sind zum Anderen wettbewerbswidrige Preisvorgaben gegenüber Vertriebspartnern anderer Vertriebstufen wie auch Maßnahmen zur gezielten Ausschaltung/Einschränkung des (reinen) Onlinehandels.
Jeder Ihrer Mitarbeiter hat des Weiteren alle Umweltschutz-, Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsvorschriften strikt anzuwenden und zu befolgen. Jeder Ihrer Mitarbeiter ist für die Arbeitssicherheit in seinem Bereich mitverantwortlich.
2. Umgang mit Geschäftspartnern und Dritten
Sie sind fair im unternehmerischen Wettbewerb und bieten Ihren Geschäftspartnern faire Vertragsgestaltungen. Lieferanten werden bei der Vergabe von Aufträgen von Ihnen nicht unfair bevorzugt oder behindert.
Ihre Mitarbeiter sind verpflichtet, bei allen vertraulichen Informationen von oder über Ihre Geschäftspartner Verschwiegenheit zu wahren.
Keiner Ihrer Mitarbeiter darf im Zusammenhang mit seiner geschäftlichen Tätigkeit Bestechungsgelder oder sonstige geldliche Zuwendung anbieten oder gewähren. Sachgeschenke, Einladungen und persönliche Gefälligkeiten an Geschäftspartner, Wettbewerber oder sonstige Dritte dürfen nur angeboten werden, wenn sie sich in einem Rahmen halten, der den allgemeinen üblichen Geschäftsgepflogenheiten entspricht, d.h. sie müssen geschäftsüblich sein, keinen unangemessenen hohen Wert haben und auch den persönlichen Lebensstandard der Beteiligten nicht überschreiten, und nicht darauf abzielen, Geschäftsentscheidungen in unredlicher Weise oder in Umgehung rechtlicher Vorschriften zu beeinflussen.
Sachgeschenke, Einladungen und persönliche Gefälligkeiten von Geschäftspartnern, Wettbewerbern oder sonstigen Dritten dürfen nur angenommen werden, wenn derartige Zuwendungen im Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten und im Hinblick auf Anlass und Umfang angemessen sind und soweit diese Einladungen, Sachgeschenke oder persönliche Gefälligkeiten Ihre unternehmerische Entscheidung nicht zu beeinflussen vermögen.
Die Annahme direkter geldlicher Zuwendungen (einschließlich Einkaufsgutscheine) ist ausnahmslos untersagt. Es kommt nicht darauf an, ob die Geschenke oder sonstige Zuwendungen dem Mitarbeiter unmittelbar oder mittelbar zugutekommen sollen.
3. Vermeidung von Interessenskonflikten:
Jeder Ihrer Mitarbeiter hat darauf zu achten, dass persönliche Beziehungen oder Interessen keinen Einfluss auf die geschäftliche Tätigkeit haben.
Entscheidungsprozesse dürfen nur von sachlichen Erwägungen geleitet sein.
4. Diskriminierung – Verhalten untereinander
Die Würde und die Persönlichkeit eines jeden Mitarbeiters oder Geschäftskontakts sind zu achten.
Sie tolerieren wie wir keinerlei Diskriminierung und keine Belästigung oder Beleidigung im Arbeitsumfeld. Jeder Ihrer Mitarbeiter hat ein Recht auf faire, höfliche und respektvolle Behandlung durch Vorgesetzte, Mitarbeiter und Kollegen.
Ihr Unternehmen entsagt jeglicher Diskriminierung bei der Einstellung, der Entlohnung, dem Zugang zu Fortbildungen, der Beförderung, der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses oder dem Eintritt in den Ruhestand. Niemand darf in Ihrem Unternehmen wegen seiner Rasse, seines Geschlechts, seines Alters, seiner Religion oder Weltanschauung, seiner Nationalität, seiner ethnischen Herkunft, seiner körperlichen Konstitution, seines Aussehens, seiner sexuellen Identität, seines Familienstandes, seines sozialen Hintergrunds, seiner Mitgliedschaft in Arbeitnehmerorganisationen einschließlich Gewerkschaften, seiner politischen Anschauung oder anderen persönlichen Eigenschaften unsachlich benachteiligt, begünstigt, belästigt oder ausgegrenzt werden.
5. Informationsschutz
Jeder Ihrer Mitarbeiter ist zur Verschwiegenheit bei allen internen vertraulichen Angelegenheiten des Unternehmens verpflichtet. Vertrauliche Angelegenheiten sind dabei von unbefugter Einsicht durch Dritte zu schützen. Dritte in diesem Sinne sind auch Familienangehörige im weiteren Sinne.
Vertraulich sind all diejenigen Angelegenheiten, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen anzunehmen ist, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen, weil sie z.B. für Wettbewerber von Nutzen sein oder bei ihrer Offenlegung dem Unternehmen oder dessen Geschäftspartnern schaden könnten. Dazu gehören z. B. Einzelheiten, die die Organisation und die strategische Ausrichtung unseres Unternehmens betreffen, Geschäfts-, Fabrikations-, Forschungs- und Entwicklungsvorgänge, Zahlen des internen Berichtswesens sowie Informationen im Zusammenhang mit Veräußerungen, Fusionen und Akquisitionen.
Kenntnisse über interne vertrauliche Angelegenheiten dürfen von Ihren Mitarbeitern, Beratern oder Subunternehmern ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt werden. Auch im unternehmensinternen Umgang ist darauf zu achten, dass vertrauliche Vorhaben und Vorgänge nur an diejenigen Mitarbeiter weitergegeben werden dürfen, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Alle Aufzeichnungen und Berichte, die intern angefertigt und nach außen gegeben werden, müssen korrekt und wahrheitsgemäß sein. Dies gilt gleichermaßen für Aufzeichnungen zu rein internen Zwecken. Es dürfen keine Aufzeichnungen, Berichte, Eintragungen oder Dokumente gefälscht, verzerrt, fehlgeleitet, absichtlich irreführend sein oder unvollständig getätigt oder unterdrückt werden.
6. Datenschutz
Wir legen Wert auf den Schutz der personenbezogenen Daten unserer Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner sowie auf die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze. Gleiches erwarten wir von unseren Geschäftspartnern. Je einfacher und umfangreicher die elektronische Datenverarbeitung wird, desto bedeutsamer wird der Schutz persönlicher bzw. personenbezogener Daten (z. B. Name, (E-Mail-)Adresse, Geburtsdatum, Steuernummer, Informationen über den Gesundheitszustand). Daher verpflichten Sie sich hiermit, solche personenbezogenen Daten nur im Rahmen der jeweils gültigen Gesetze weiterzugeben zu verarbeiten und zu speichern. Verletzungen datenschutzrechtlicher Bestimmungen werden mit empfindlichen Bußgeldern geahndet und können auch hohe Schadensersatzforderungen gegen das Unternehmen nach sich ziehen. Sorgsamer Umgang mit den personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden schafft zudem Vertrauen und kann damit sogar ein Wettbewerbsvorteil sein. Zu diesem Zwecke verpflichten Sie sich, auch Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu schulen und zu sensibilisieren sowie diese auf das Datengeheimnis gemäß DSGVO zu verpflichten.
7. Löhne
Die Löhne für reguläre Arbeitszeiten und Überstunden in Ihrem Unternehmen entsprechen den bzw. übersteigen die Industriestandards. Gemäß Ihrer Unternehmensleitlinien soll jeder Mitarbeiter seinem tatsächlichen Beitrag entsprechend entlohnt werden.
Es werden keine illegalen oder unerlaubten Lohnabzüge oder Lohnabzüge als Strafmaßnahme vorgenommen.
8. Arbeitszeit
Ihr Unternehmen hält die gültigen europäischen und nationalen Gesetze und Industriestandards zu Arbeitsstunden ein. Es gelten die maximal zulässigen Wochenarbeitsstunden entsprechend der europäischen und nationalen Gesetzgebung. Jeder Ihrer Mitarbeiter hat das Recht auf mindestens einen freien Tag nach sechs aufeinander folgenden Arbeitstagen.
9. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Ihr Unternehmen hat klare Regeln und Verfahren für die Gewährleistung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz aufgestellt. Diese werden jederzeit befolgt. Sie unterhalten ein Arbeitssicherheitsmanagement gemäß den gültigen europäischen und nationalen Gesetzen und Industriestandards.
10. Kinderarbeit
Kinderarbeit ist gemäß den Bestimmungen der Konventionen der ILO und der Vereinten Nationen und/oder der nationalen Gesetzgebung verboten. Jegliche Form der Ausbeutung von Kindern ist verboten. Ihr Unternehmen hält sich an diese Bestimmungen und spricht sich deutlich gegen Kinderarbeit aus.
11. Zwangsarbeit und Disziplinarmaßnahmen
Es findet in Ihrem Unternehmen keine Form von Zwangsarbeit, zum Beispiel erwirkt durch die Hinterlegung einer Kaution oder die Zurückhaltung von Ausweispapieren zu Beginn des Arbeitsverhältnisses statt, ebenso keine Gefangenenarbeit, welche die grundlegenden Menschenrechte verletzt. Die Anwendung von körperlichen Strafen sowie von psychischer oder physischer Nötigung und verbalen Beschimpfungen ist verboten.
12. Umgang mit Vermögenswerten
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, mit Vermögenswerten des Unternehmens verantwortlich umzugehen.
Jeder Mitarbeiter ist des Weiteren für den Schutz der Vermögenswerte verantwortlich. Zu den Vermögenswerten gehören nicht nur Sachwerte/Eigentum, sondern auch immaterielle Güter wie geistiges Eigentum, Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Informationen sowie die Ideen und das Wissen unserer Mitarbeiter.
13. Umwelt- und Sicherheitsfragen
Verfahren und Standards für die Abfallbewirtschaftung, den Umgang mit Chemikalien und anderen gefährlichen Stoffen, deren Entsorgung, für Emissionen und für die Abwasserbehandlung müssen den gesetzlichen Mindestanforderungen entsprechen oder diese übertreffen.
14. Einhaltung der Vorgaben
Wir verpflichten Sie zur Einhaltung aller in diesem Verhaltenskodex für Geschäftspartner aufgeführten Vereinbarungen und Vorschriften sowie aller sonstigen geltenden Gesetze, Richtlinien und Verordnungen. Des Weiteren gewährleisten Sie, dass dieser Verhaltenskodex für Geschäftspartner allen Ihren Mitarbeitern in einer ihnen verständlichen Sprache zur Verfügung gestellt wird.
Außerdem verpflichten wir Sie als Geschäftspartner dazu, eigene Geschäftspartner oder Sub-Unternehmen auf diesen oder einen gleichwertigen Verhaltenskodex zu verpflichten.
Damit eingehergehend verpflichten Sie sich zur Einrichtung geeigneter und angemessener Überwachungsmechanismen und Kommunikationskanäle, namentlich eines Compliance Management-Systems. Nur so kann die Einhaltung von Recht und Gesetz in einem Unternehmen gewährleistet werden.
Einsichtsgewährung: Auf berechtigte Anfrage werden Sie unserem Unternehmen Einsicht und Auskunft zu Ihren Mechanismen zur Prävention und zum gesetzeskonformen Umgang mit Rechtsverstößen (Compliance-Manangement-System) gewähren. Wir sind dazu berechtigt, diese Einsichts- und Auskunftsrechte durch Dritte wahrzunehmen, sofern diese wiederum zur Verschwiegenheit hierüber verpflichtet worden sind.
Sanktionen: Bei Nichteinhaltung der Verpflichtungen aus diesem Verhaltenskodex für Geschäftspartner behalten wir uns vor, Sanktionen gegen unseren Geschäftspartner zu verhängen. Bei nicht schwerwiegenden Verstößen geben wir Ihnen die Möglichkeit, innerhalb einer angemessenen Frist geeignete Abhilfemaßnahmen zu implementieren und auf den Verstoß angemessen zu reagieren.
Bei einem schwerwiegenden oder wiederholten Verstoß oder nicht angemessener Reaktion auf einen Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex für Geschäftspartner, berechtigt uns dies ggf. zu einer sofortigen Beendigung der Geschäftsbeziehung.
Wir behalten uns je nach Art und Schwere des Verstoßes zudem die Geltendmachung von Schadensersatz oder anderer abgestufter/ angemessener Sanktionsmaßnahmen vor. Es besteht die Möglichkeit, Gesetzesverstöße oder Hinweise zu möglichen Missständen (auch nach den gültigen Lieferkettengesetzen) über unser Hinweisgebersystem zu melden. Einzelheiten hierzu finden Sie im Hinweisgebersystem.