Meldung von Verdachtsfällen

Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Vorgaben hat bei uns höchste Priorität. Nur wenn wir uns gesetzeskonform und integer verhalten, schützen wir unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner.

Aber wo Menschen arbeiten, können auch Fehler gemacht werden. Um hier den Anforderungen, welche uns diverse Gesetze geben, gerecht zu werden und Hinweisen auf Verstöße bzw. Fehlverhalten fair und angemessen nachgehen zu können, haben wir ein Hinweisgebersystem eingeführt. An das Hinweisgebersystem können Verdachtsfälle vertraulich und sofern es die nationalen rechtlichen Vorgaben zulassen, nach Wunsch auch anonym gemeldet werden. Darunter fallen beispielsweise Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex, das Kartellrecht, umweltrechtliche Vorgaben, Verletzung von Menschenrechten sowie Verdacht auf Korruption, Diebstahl, Diskriminierung oder Mobbing, geltende Gesetze oder sonstige Vorgaben. Neben Beschäftigten können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte Hinweise bei konkreten Informationen auf Regelverstöße abgeben. Eine Meldung kann dabei in allen Sprachen eingereicht werden. Bei Bedarf wird eine Übersetzung veranlasst.

Bitte bedenken Sie gerade bei anonymen Meldungen, dass der Hinweis so konkret wie möglich formuliert ist und gegebenenfalls auch Unterlagen beigefügt werden, die Ihren Verdacht stützen. Zudem ist es hilfreich, wenn Sie der Meldestelle für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Andernfalls kann der Sachverhalt nicht erörtert werden und auch keine Mitteilung über den Gang des Verfahrens erfolgen.

Kontakt

Um den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene zu garantieren, haben wir eine unabhängige Vertrauensstelle eingerichtet, die atarax Unternehmensgruppe. Vertrauen ist deren Geschäft, hier sind Sie in guten Händen.

Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

I. Zweck und Anwendungsbereich

Das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG), welches am 01.01.2023 in Kraft getreten ist, soll Menschenrechte und Umwelt in der globalen Wirtschaft besser schützen. Um diesen Zielen gerecht zu werden, haben wir ein wirksames Beschwerdeverfahren nach dem § 8 LkSG eingerichtet. So sollen Verstöße gegen das LkSG möglichst vermieden beziehungsweise frühzeitig erkannt werden, um mögliche negative Folgen für Betroffene zu vermeiden. Über das Beschwerdeverfahren können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritteinsbesondere Hinweise auf Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten und die damit einhergehenden Risiken geben, auf Wunsch auch anonym.

Zu den menschenrechtlichen Pflichten zählen hier unter anderem das Verbot von Kinderarbeit, der Schutz vor Sklaverei und auch das Verbot der Missachtung des Arbeitsschutzes. Zu den umweltbezogenen Aspekten gehören zum einen Stoffe, welche eine Gefährdung von Menschen und Umwelt darstellen und zum anderen Handlungen oder Umstände, die unter Umständen zu Verletzungen von Menschenrechten führen können. Im Folgenden haben wir durch eine Verfahrensordnung die Meldekanäle, die Zuständigkeiten sowie den genauen Ablauf einer Meldung beschrieben.

II. Meldekanäle

III. Verfahren

b) Prüfung, Sachverhaltsaufklärung und Abhilfemaßnahmen: Im Anschluss daran wird die Meldung sorgfältig auf ihre Plausibilität geprüft. Sollten weitere Informationen notwendig sein, wird die Meldestelle, sofern möglich, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten. Bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Verstoß werden gegebenenfalls eine interne Untersuchung sowie möglicherweise weitere entsprechende Folge- bzw. Abhilfemaßnahmen eingeleitet. Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses, insbesondere im Hinblick auf die Identität der hinweisgebenden Person, sowie unter Wahrung datenschutzrechtlicher Belange bearbeitet. Ferner wird der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet.

Eine Benachteiligung oder Bestrafung der hinweisgebenden Person aufgrund einer Beschwerde über einen tatsächlichen oder vermuteten Verstoß wird grundsätzlich nicht geduldet. Zu diesem Zwecke haben wir insbesondere eine unabhängige Meldestelle und die Möglichkeit, eine anonyme Meldung abzugeben, eingerichtet. Mit den hinweisgebenden Personen wird entsprechend der jeweils gesetzlichen Vorgaben Kontakt gehalten und gegebenenfalls der Sachverhalt erörtert. Zudem werden die Hinweisgebenden fristgerecht über den Gang des Verfahrens unterrichtet. Eine Weitergabe mitgeteilter Informationen erfolgt nur an diejenigen Personen, die zur Bearbeitung der Meldung befasst sein müssen. Alle eingehenden Hinweise werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert, aufbewahrt und gelöscht.

c) Wirksamkeitskontrolle: Unser Beschwerdeverfahren wird regelmäßig hinsichtlich seiner Wirksamkeit geprüft und bei Bedarf verbessert.

Transparenz- und Informationspflichten für Hinweisgebende sowie sonstige am Sachverhalt beteiligte Personen im Rahmen des Hinweisgebersystems nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Mit diesem Dokument informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Unternehmensgruppe Erbacher – The Food Family sowie deren teilnehmende Unternehmen und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Verantwortliche Stelle/Datenschutz

Kategorien/Herkunft der Daten

Wenn Sie eine Meldung über unser Hinweisgebersystem machen, werden die Ihrerseits angegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet, um Ihren Hinweis bearbeiten und gegebenenfalls weitere Maßnahmen ergreifen zu können. Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, anonyme Meldungen durchzuführen. Welche personenbezogenen Daten demnach verarbeitet werden, hängt vom Inhalt Ihrer Meldung ab.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die Bestimmungen der DS-GVO stets eingehalten. Wenn Sie eine meldende Person sind, erfolgt die Verarbeitung aufgrund Ihrer freiwilligen Angaben sowie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, lit. c DS-GVO und im Falle, dass Sie bei uns beschäftigt sind, gemäß Art. 88 DS-GVO. Sofern wir das Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen, ohne hierzu gesetzlich verpflichtet zu sein, erfolgt die Verarbeitung aufgrund Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten als betroffene Person, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens bzw. eines Dritten erforderlich ist Art. 6 Abs. 1 lit. f, lit. c DS-GVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung zur Prävention und Aufdeckung von Verstößen und Missständen. Zudem erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist.

Speicherdauer der Daten

Sobald Ihre Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen, werden diese gelöscht.

Empfänger der Daten/Kategorien von Empfängern

In unserem Unternehmen sorgen wir dafür, dass nur die Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Bearbeitung des Hinweises benötigen. Die interne Meldestelle wird von atarax übernommen. Ferner unterstützen Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister). Je nach Zuständigkeitsschwerpunkt werden die Daten gegebenenfalls an zuständige Fachabteilungen weitergegeben. Des Weiteren sind wir in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen zur Übermittlung an Stellen wie Ermittlungsbehörden verpflichtet.

Drittlandübermittlung/Drittlandübermittlungsabsicht

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nur statt, soweit dies zur Bearbeitung der Meldung zwingend erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten derzeit an keinen Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Rechte der betroffenen Personen

Soweit Sie freiwillig Daten angegeben haben, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich bitte an compliance@atarax.de. Zudem können Sie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einlegen.

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung von Rechtsansprüchen.

Automatisierte Einzelfallentscheidungen: Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.